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浅谈卷烟工业企业差旅报销存在的问题及思考

作者:谢丹 来源:科学与财富 201906期 时间:2019-09-10

一.引言财务报销工作作为财务管理的基础工作,同时也是一项重要工作,差旅费报销是其中重要的经常性支出项目,也是报销环节的难点。差旅费是指职工因工作需要离开常住地开展公...

  一.引言

  财务报销工作作为财务管理的基础工作,同时也是一项重要工作,差旅费报销是其中重要的经常性支出项目,也是报销环节的难点。差旅费是指职工因工作需要离开常住地开展公务活动而产生的交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费等各项补助费用。差旅费本身的构成非常复杂,差旅票据的获取途径也是多种多样,在具体报销过程中很容易出现一系列问题。规范、加强对差旅费的控制和管理对提高经费使用效率、杜绝违规开支有很大帮助。本文结合某卷烟工业实际情况,探讨了公司差旅费报销中存在的问题,并提出了解决问题的一些对策,希望能为差旅费报销制度的完善提供一些有益参考。

  二.差旅费报销存在的问题及思考

  1.报销环节长

  现行制度下的财务报销环节,当差旅人员收到出差指令必须先填写《出差审批单》,详细填明出差地点、出差人数、出差事由及预计天数,报送部门负责人和分管领导审核。待出差结束,立即前往财务核算中心报销差旅费。经办人员经由公司OA的财务报销系统详细填写差旅报销单,其部门负责人、分管领导一一审批传送至财务报销人员,同时实体差旅报销单传递给财务核算人员核对实体差旅报销单,依据报销发票的合理合规合法性给予审核付款。这个报销过程中差旅部门领导和分管领导对同一份差旅单要进行电子单据和实体单据的审核。这种传统的人工贴票、多级审核、手工审核方式无形就增加了审批时长,也意味着出差员工需要自己垫资。对行政和财务人员来说,意味着要与海量的发票打交道,对于公司领导来说,这种流程也是滋生假发票、员工灰色收入的温床。

  如何缩短报销的签字审批流程.重新优化报销规范标准,简化审批环节,规定提交及审批时间是我们一直思考的。一.建立有效的费用报销信息系统,实现电子发票无纸化报销。每一张发票在报销入账之前,除了要就发票真伪,是否重复报销以及发票抬头信息进行核对外,还要对纳税人识别号进行验证。面对海量票据,为节省时间成本,财务对报销单据的审核以抽查为准,对员工建立信用档案,赋予初始信用等级,并在这个基础上,依据员工报销费用中是否违规及违规的频率,适当降低或增加员工的信用分数。同时将员工的信用评级作为晋升及任免的主要参考标准。信誉做相应记录,根据信誉记录确定抽查概率。二.建立跨越汇报机制,缩短报销周期,提高审批效率,灵活配置审批流程,实现报销智能流转。

  制定流程是为了减少不必要的的工作环节以此达到优化工作效率的,而不是为了流程而流程。全面打通报销流程实现一站式闭环管理,让公司费用更加合理可控。

  2.报销发票的合法合规。

  公司的业务员分布中国各个销区,住宿和交通方面,报销的发票除了增值税发票,有的省份只能开具手撕定额票。财务人员在审核这类发票真实性上存在很大的困难。比如使用出租车的定额发票,财务人员无法核验行程的真实性,会导致有个别业务员购买定额票来报销。公司差旅制度修订可以打网约车,根据打印的行程订单及发票实现实报实销。可是问题来了,网约车在大中城市普及度高确实方便可操作,但是在其余的西部城市或者小县城呢?曾听过业务员吐槽财务人员:你可曾感受过在天寒地冻的北方眼睁睁看空的出租车经过却找不到网约车的感受。

  如何提高财务人员的办公效率,解决业务员报销繁琐的问题,避免财务与业务人员互相推诿的矛盾。在交通方面是否公司可以与出租车总公司建立对接系统,按月生成行程数据。与网约车公司商定更加具体的用车计划,如本地用车、城际用车、加班用车、接送机等多种需求。在住宿方面,公司内部系统和携程大平台合作,根据报销额度把能定的房间都筛选出来,直接系统关联公司付款。消费尽量由公司和供应商直接产生,为企业统一开具发票,员工不用再索要发票、不再贴票和垫资;公司可以更好地统筹采购,以及后续的获得集中的增值税发票及账务处理。这样能大幅提升企业运营效率和员工满意度。费用提交后,由业务经理复核事项对应费用的合理性,财务人员复核账务的合规性。财务人员对于账务的合理性课通过统一检查事项对应的财务数据来检查,确认每一类事项的财务数据即可,而无需对所有的费用一一检查;对于合规性的检查,更多的是通过检查发票本身是否合规。这方面可更多的借助系统的校验以及图像识别技术来辅助甚至取代传统人工的校验方法。

  3.可能会出现的风险点,电子发票重复报销

  现行差旅报销制度下,财务人员对出差人员的行程只能根据出差审批单来核对行程的真实合理性。因为电子发票可以无限次打印,就产生恶劣重复打印、重复报销的可能性。场景一:员工A前几个月的电子发票已经报销过了,这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、有可能是无意的。场景二:员工A发生费用取得电子发票,A报销了一次,A又把电子发票的PDF文件发给员工B,B把电子发票打印出来,又报销了一次。面对海量的差旅单据,发票报销完全靠发票审核人员的主观记忆和主观庞端。建议由各部门每个月按照员工工号登记部门员工差旅行程,月底与账务做一一勾对。另也可以通过软件扫描发票二维码,把二维码的主要信息转换成数字,储存在电脑里,再通过电子发票的唯一性,自动比对查重,遇到重复报销时自动提示。

  三.结束语

  我们应该谨记中央八项的精神规定,本着国家利益至上,人民利益至上的工作原则。在工作开展的过程中,积极有效地做好对费用的严格管控,从而保障资金安全,提升管理水平。通过节省的时间,企业员工可以为公司创造一些高附加值的工作。

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